Manual de Gestión Operativa & Configuración Comercial
Estimados Francisca y Felipe:
Cuando nos sentamos a proyectar la nueva plataforma digital de Ocean Blue, el objetivo trazado nunca fue construir un "sitio web bonito" con un carrito de compras genérico. En el mercado de productos del mar de Santiago conviven dos realidades comerciales muy distintas y sumamente valiosas:
El verdadero propósito de este trabajo conjunto es hacer convivir ambos canales en una sola plataforma ágil, blindando la rentabilidad y profesionalizando la operación: evitar que el margen se pierda en notas de crédito por diferencias de pesaje en salmón fresco, ahorrarles las 2 a 3 horas diarias de transcripción manual de audios al momento de facturar, y darles la certeza de que cuando un restaurante o un hogar compre a medianoche, a primera hora el equipo de bodega tenga en su celular una Nota de Pedido Digital estructurada, con cálculo tributario exacto y lista para despachar.
A continuación encontrarán el manual dividido en 5 capítulos clave. Al final, podrán revisar en detalle, consensuar entre ustedes y registrar sus 5 decisiones operativas para enviármelas directamente por WhatsApp sin necesidad de imprimir ni firmar en papel.
— Pedro Carrillo Canales · Consultor Líder & Arquitecto de Software Vx1
1 Manual de Procedimientos Operativos
Capítulo 1: Los Dos Motores de Venta (Mayorista B2B & Hogar Minorista)
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Para que la operación de Ocean Blue escale con éxito, la plataforma web atiende a dos tipos de compradores con necesidades y comportamientos totalmente distintos:
| Variable Comercial | Restaurante / Sushi Bar (Mayorista) | Persona Natural / Hogar (Minorista) |
|---|---|---|
| Documento Tributario | Factura Electrónica (RUT, Razón Social, Giro) | Boleta Electrónica (solo Nombre y RUT) |
| Formato de Compra | Cajas cerradas (camarón 5kg, queso caja, salmón entero) | Unidades y kilos sueltos (1kg camarón, 1 filete, porciones) |
| Mentalidad de Precio | Calcula en Neto; descuenta IVA mensualmente | Precio final con IVA incluido |
| Forma de Pago | Transferencia previa o crédito pactado contra entrega | Pago inmediato (Webpay / Tarjeta / Transferencia bancaria) |
| Urgencia de Entrega | Matutina crítica (09:00 a 11:30 AM antes del servicio) | Franjas de delivery acordadas o retiro en bodega |
La Solución Tecnológica: El carrito de compras de Ocean Blue detecta automáticamente la intención: si el cliente solicita Factura, la plataforma despliega los campos tributarios necesarios para emitir el DTE en segundos; si solicita Boleta, el flujo se simplifica a 2 clics sin fricción.
Capítulo 2: El Circuito Operativo del Pedido en 4 Pasos
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Cómo fluye cada venta desde que el cliente pulsa "Pedir" hasta que el producto llega a la mesa o al restaurante:
• 5x Camarón 36/40 CPD Jetro — $37.500
• 2x Queso Crema Reny Picot 1.36KG — $20.600
• 1x Salmón Filete Fresco (Aprox 2.0 kg) — $23.000
📊 *Desglose DTE:* Subtotal Neto: $68.151 | IVA (19%): $12.949 | Total: $81.100
💼 *Documento:* Factura Electrónica | *RUT:* 76.543.210-K | *Razón Social:* Sushi Express SpA
📍 *Entrega:* Providencia #1420 · Horario: Matutino (09:00 - 12:00)
Capítulo 3: Pesaje Real de Salmón (Catch-Weight) vs Congelados Porcionados
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El producto fresco más crítico del portafolio es el salmón entero y fileteado. A diferencia de una bolsa sellada de camarón de 1 kg exacto, una pieza de salmón fresco fluctúa entre 1,8 y 2,4 kg:
Si un restaurante pide 1 salmón cotizado en la web a $23.000 (calculado a un peso referencial de 2,000 kg a $11.500/kg) y la pieza real en balanza de bodega pesa 2,140 kg (+ $1.610), el nuevo total real es $80.210.
Facturación emite el DTE exacto al peso antes de que el camión arranque.
Resultado: Cero notas de crédito posteriores, cero discusiones con el chef y el 100% del margen protegido.
A una persona normal que compra 1 filete para cocinar en su casa el fin de semana no le agrada tener que hacer una segunda transferencia de $850 pesos por diferencia de gramos. Para el canal minorista, la recomendación técnica es ofrecer porciones estándar de peso cerrado (ej. 500g, 800g o 1kg) o un precio fijo con rango de tolerancia de ±100g para que la experiencia sea rápida y satisfactoria.
Capítulo 4: Cadena de Frío (-18°C) & Reglas de Catálogo
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En la plataforma digital, los productos sin stock temporal deben permanecer visibles con la insignia «Sin stock» al final de la categoría. Esto demuestra que Ocean Blue maneja un portafolio robusto y evita que el cliente crea que no trabajan la línea y se marche con otro proveedor.
Cadena de Frío Rigurosa: Cámara de congelados a -18°C (máximo -15°C en camión); cámara de frescos de 0°C a +4°C con sistema de rotación FIFO (lo primero que entra es lo primero que sale).
Protocolo ante Quiebres: Si se agota una marca específica solicitada por un restaurante, queda terminantemente prohibido sustituirla sin aviso previo por WhatsApp. En clientes de hogar, se puede coordinar el cambio por una marca de igual o superior calidad al mismo valor.
Capítulo 5: Eficiencia Operativa & Facturación Ágil
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Cómo la plataforma web optimiza la administración diaria de Ocean Blue, ahorrando hasta 50 horas mensuales de transcripción y blindando cada operación comercial: