Manual de Gestión Operativa & Configuración Comercial
Francisca, Felipe:
Esta página junta en un solo lugar lo que hemos conversado sobre cómo debería funcionar el pedido web de Ocean Blue. Ustedes conocen su negocio mejor que nadie; lo que sigue es lo que entendí de él y en cada capítulo pueden corregirme.
Ocean Blue atiende a dos públicos que compran muy distinto: restaurantes y sushi bars, que piden por volumen, necesitan Factura y esperan el pedido temprano; y familias, que compran para la casa y pagan al tiro con Boleta. La plataforma tiene que servir a los dos sin que uno estorbe al otro.
El objetivo es simple: que cada pedido llegue a su WhatsApp ordenado, con productos, cantidades y datos tributarios ya escritos; que el salmón se cobre por lo que realmente pesa; y que en la mañana el equipo parta con una Nota de Pedido clara en vez de audios que hay que escuchar y pasar a mano.
- Revisen los capítulos: Si algo no calza con cómo trabajan hoy, anótenlo abajo en Observaciones.
- Marquen una opción en cada decisión: O escriban la suya propia en la Opción C.
- Toquen "Enviar Acuerdos": Me llega por WhatsApp un resumen estructurado con lo que consensuaron.
💡 Nada queda escrito en piedra: partimos con estas reglas en marcha blanca y las revisamos juntos a los 30 días de operación.
- Rutas y Salida: Salida del furgón a reparto matutino: ~08:30 AM · Días de reparto: lunes a sábado.
- Temperaturas: Congelados a -18°C (hasta -15°C en camión) y frescos entre 0°C y +4°C.
- Frescos variables: La única pieza fresca de peso variable en el catálogo actual es el filete de salmón.
- Lista de precios: Un solo precio por producto (IVA incluido) tanto para restaurantes como para hogares.
- Canal Hogar: Despacho a domicilio en furgón o retiro directo en Casa Matriz (Pajaritos) / Sucursal (Belarmino Osorio).
— Pedro Carrillo Canales · Consultor Líder & Arquitecto de Software Vx1
1 Manual de Procedimientos Operativos
Capítulo 1: Los Dos Motores de Venta (Mayorista B2B & Hogar Minorista)
▼
Para que la operación de Ocean Blue escale con éxito, la plataforma web atiende a dos tipos de compradores con necesidades y comportamientos totalmente distintos:
| Variable Comercial | Restaurante / Sushi Bar (Mayorista) | Persona Natural / Hogar (Minorista) |
|---|---|---|
| Documento Tributario | Factura Electrónica (RUT, Razón Social, Giro) | Boleta Electrónica (solo Nombre y RUT) |
| Formato de Compra | Cajas cerradas (camarón 5kg, queso caja, filete salmón) | Unidades y kilos sueltos (1kg camarón, porciones, filetes) |
| Precio que ven | Catálogo muestra precio con IVA incluido; Nota de Pedido separa neto e IVA | Precio final con IVA incluido |
| Forma de Pago | Transferencia previa, pago contra entrega, o crédito pactado (7, 15 o 30 días) para habituales | Transferencia bancaria directa (Webpay se incorpora en siguiente fase) |
| Urgencia de Entrega | En la mañana, antes del almuerzo (ventana 09:00 a 12:00 hrs, ver Decisión 4) | Franja de tarde coordinada, o retiro en Casa Matriz / Sucursal |
| Mínimo & Flete | Monto mínimo de despacho mayorista (se define en Decisión 6) | Monto mínimo menor o flete por comuna (se define en Decisión 6) |
Cómo lo resuelve el carrito: El cliente selecciona Factura o Boleta con un toque. Al elegir Factura, se despliegan los campos de RUT, razón social y giro para emitir el DTE sin errores; al elegir Boleta, el flujo es de 2 clics. En ambos casos el pedido calcula el desglose de neto e IVA al peso exacto.
Capítulo 2: El Circuito Operativo del Pedido en 5 Pasos
▼
Cómo fluye cada venta desde que el cliente pulsa "Pedir" hasta que el producto llega a la mesa o al restaurante:
• 5x Camarón 36/40 CPD Jetro — $37.500
• 2x Queso Crema Reny Picot - 1.36KG — $20.600
• 1x Salmón Filete Sin Piel — $20.500
📊 *Desglose Tributario (Factura):* Subtotal Neto: $66.050 | IVA (19%): $12.550 | Total Facturado: $78.600
💼 *Datos de Facturación:* RUT: 76.543.210-K | Razón Social: Sushi Express SpA | Giro: Restaurante / Sushi Bar
📍 *Modalidad:* Despacho a Domicilio / Restaurante (RM)
↳ Dirección exacta, ventana de entrega y flete se confirman por chat según Decisiones 1, 4 y 6.
Capítulo 3: Pesaje Real de Salmón (Catch-Weight) vs Congelados Porcionados
▼
El producto fresco más crítico del portafolio es el filete de salmón fresco. A diferencia de una bolsa sellada de camarón de 1 kg exacto, un filete fresco fluctúa entre 1,8 y 2,4 kg. En el pedido de Sushi Express, el salmón aparece a $20.500, calculado sobre un peso referencial de 2,000 kg ($10.250 por kilo):
En ambos sentidos se factura lo que realmente se entrega: el cliente paga lo que recibe y Ocean Blue cobra lo que pesa, sin notas de crédito posteriores.
A una persona que compra para su casa no le agrada tener que hacer una segunda transferencia de $1.000 pesos por diferencia de gramos. Para el canal minorista, la recomendación técnica es ofrecer porciones estándar de peso cerrado (ej. 500g, 800g o 1kg) o un precio fijo con rango de tolerancia de ±100g (unos ±$1.025) para que la compra sea rápida y satisfactoria.
Capítulo 4: Cadena de Frío, Catálogo & Protocolo en Puerta
▼
Los productos sin stock temporal quedan al final de su categoría con la insignia «Sin stock» y botón de compra desactivado. Esto demuestra solidez de portafolio y evita que el cliente crea que no trabajan la línea y se vaya a otro proveedor.
Capítulo 5: Qué Cambia en el Día a Día Operativo
▼
| Proceso | Antes (Vía Audios Informales) | Con la Plataforma Ocean Blue |
|---|---|---|
| Ingreso de pedidos | Audios nocturnos que hay que escuchar y pasar a mano | Nota de Pedido estructurada con productos, cantidades, neto e IVA |
| Datos de Factura | Pedir RUT, razón social y giro por chat reiteradamente | El cliente los ingresa en el carrito y quedan validados |
| Pesaje de Salmón | Diferencias de gramos que generan notas de crédito o reclamos | Se factura al peso exacto de balanza (Decisión 3) |
| Respaldo comercial | Discusiones sobre qué se pidió o qué precio se acordó | El mismo registro idéntico e inalterable en el chat de ambos |
📊 Cuánto tiempo ahorran lo mediremos juntos: compararemos los minutos dedicados a facturar en la primera semana de marcha blanca con la semana anterior.